I det här avsnittet får du konkreta tips och reflektioner för dig som är chef och vill bli tryggare i att ta det som ofta kallas för "svåra samtal" – men som kanske snarare är viktiga samtal. Samtal som kräver mod, omtanke och förberedelse.

Varför känns vissa samtal svåra?

• Rädsla för konflikt eller starka reaktioner
• Oro för att skada relationen
• Osäkerhet kring sin egen förmåga
• Brist på övning och verktyg
• Rädsla för "emotionell smitta" – att påverkas starkt av andras reaktioner

Exempel på samtalsämnen som kan kännas svåra

• Bristande prestation eller oacceptabla beteenden
• Organisationsförändringar som påverkar individen
• Konflikter eller olika förväntningar
• Allvarligare ärenden som varning eller uppsägning

Tre grundförutsättningar för att kunna ta viktiga samtal

1. Trygghet i chefsrollen
2. Självkännedom: Hur reagerar du i jobbiga situationer?
3. Förtroendefull relation till medarbetare

Inför samtalet: förbered dig noggrant

• Säkerställ fakta: Vad vet du?
• Fokusera på beteenden – inte tolkningar eller attityder
• Koppla beteendet till negativa konsekvenser
• Reflektera över dina egna känslor och intentioner
• Fundera över möjliga orsaker bakom de beteenden du uppmärksammat
• Bolla gärna med någon du litar på inför samtalet

Under samtalet: skapa förtroende och struktur

• Bjud in tydligt och tryggt – gärna så snart som är möjligt
• Ha en tydlig agenda, men var öppen för nya perspektiv
• Skapa en trygg miljö för samtalet (kontor, promenad, neutral plats)
• Förbered dig på olika scenarier (tystnad, ilska, tårar, förnekelser)
• Undvik fredagar: Låt inte personen gå in i helgen med olösta känslor

Under samtalet: för struktur och tydlighet

• Ta avstamp i ett gemensamt syfte: trygg arbetsmiljö och måluppfyllelse
• Använd SBI-modellen:

Situation: Vad hände?

Beteende: Vad observerades konkret?

Impact: Vilken konsekvens får det?

• Lyssna aktivt på medarbetarens respons
• Visa förståelse för känslor men var tydlig med behovet av förändring
• Inkludera medarbetaren i lösningen (om möjligt)
• Konkreta beteenden måste i vissa fall helt upphöra

Efter samtalet

• Sammanfatta vad ni kommit överens om
• Sätt tid för uppföljning
• Debriefa och reflektera: Vad gick bra, vad lärde du dig?

Avslutande medskick

Svåra samtal är inte enkla – och det är just därför det kräver mod, omtanke och förberedelse. Det är sunt att känna obehag inför dem. Men du gör det inte för att vara besvärlig, utan för att vara en ansvarstagande och omtänksam ledare.

Vill du ha mer hjälp med att utvecklas i detta? Kontakta oss på Oxygroup så berättar vi mer.

Hosted on Acast. See acast.com/privacy for more information.