En pleine mutation technologique, Mantu a identifié un défi à la hauteur de son empreinte mondiale : comment intégrer l’IA dans les pratiques RH tout en préservant la confiance des collaborateurs ? Présente sur 5 continents, avec 12 000 talents répartis dans 60 pays, l’entreprise devait répondre à une demande croissante d’efficacité, sans renoncer à sa culture humaine du dialogue.

L’enjeu était double : gagner en fluidité opérationnelle grâce à l’automatisation des questions RH de premier niveau, tout en maintenant un lien de confiance fort avec les équipes locales. Un défi amplifié par la culture orale prédominante : les procédures étaient peu formalisées, et donc difficilement accessibles aux modèles d’IA. Sans un travail de clarification en amont, le risque de réponses approximatives ou déshumanisées restait trop élevé.

C’est dans ce contexte qu’a été imaginé AskHR, un assistant virtuel développé sur le modèle d’IA de Mantu, capable de répondre aux questions récurrentes des collaborateurs sur les congés, ou les politiques spécifiques à chaque pays.

Le projet a vu le jour dans la foulée d’un séminaire dédié à l’IA, qui a réuni l’ensemble des responsables du groupe. Plusieurs chantiers ont alors été lancés, dont AskHR, piloté par Claire Raynaud, Group Deputy HR Officer. Ce projet a été conçu comme une expérimentation concrète, avec un objectif : tester l’impact réel de l’IA sur le quotidien des équipes, en partant d’un besoin clair et d’un cas d’usage immédiatement utile.

Trois principes ont guidé la mise en œuvre :

1. Fiabilité : chaque réponse fournie devait être vérifiée, stable et contextuellement juste.
2. Humanité : les demandes plus complexes devaient immédiatement basculer vers un RH, assurant la continuité relationnelle.
3. Entraînement : le modèle nécessitait des données écrites fiables ; chaque équipe a donc été mobilisée pour produire, valider et enrichir la base de connaissances.

Au-delà du seul chatbot, AskHR est devenu un révélateur d’un enjeu plus large : formaliser l’implicite, structurer le savoir interne, et engager les équipes dans une transition progressive vers des usages maîtrisés de l’IA.

L’ambition n’est pas de remplacer, mais d’augmenter la capacité des RH à répondre, conseiller et fluidifier, tout en gardant le contrôle sur la relation humaine.

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En pleine croissance, ce cabinet de conseil faisait face à un mur : malgré des besoins urgents, les recrutements n’aboutissaient plus. Des problématiques multiples : une question de volume, de timing et d’adhésion et de désistement des candidats.

Conscients de l’impasse, les dirigeants ont cherché une solution pour une remise à plat en profondeur et comprendre ce qui freinait vraiment. Ce questionnement a mené à une refonte complète de leur parcours candidat.

L’objectif de cette démarche était clair : repenser le processus de recrutement pour qu’il reflète la singularité culturelle de l’entreprise, tout en répondant aux aspirations actuelles des talents. À l’origine du projet, un constat partagé : les meilleurs profils déclinent les offres, le time-to-hire est trop long, et les critères d’évaluation sont souvent mal calibrés – avec une survalorisation des profils "miroirs" issus des mêmes parcours d’excellence académique, sans réel lien démontré avec la performance future dans l’entreprise.

Un audit complet a été mené, articulé autour de quatre grandes questions :

• Quel est le vécu réel des candidats face au processus ?
• Quels types de profils réussissent (ou échouent) aux différentes étapes ?
• Comment les critères d’évaluation sont-ils construits et perçus ?
• À quel point les étapes mesurent-elles des compétences différenciées ou redondantes ?

La méthodologie déployée s’est inspirée des approches d’assessment center et de design d’expérience candidat. Un travail a été réalisé en amont auprès des associés pour identifier leurs leviers de motivation, leurs critères implicites de sélection, et les valeurs fondatrices de la culture d’entreprise. Ces données ont ensuite nourri des ateliers de restitution croisant culture managériale, attentes des candidats et persona internes.

Des axes forts ont émergé :

• Décloisonner le processus pour mieux évaluer le potentiel plutôt que le parcours.
• Valoriser les singularités plutôt que de chercher des clones de consultants formatés.
• Créer une expérience différenciante et authentique, notamment à travers des mises en situation concrètes avec les équipes.
• Mieux former les décideurs au recrutement, pour gagner en fluidité et en confiance lors des prises de décision.

Cette refonte prouve qu’une évaluation alignée sur la culture et les enjeux futurs de l’entreprise permet non seulement de recruter plus vite, mais surtout de mieux repérer les talents capables de s’y épanouir durablement.

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En décembre 2023, Octo Technology a mené une refonte de son manifeste culturel pour adapter ses valeurs à un contexte de transformation marqué par le départ de son fondateur, l'acquisition par Accenture, le rachat de BeNext et une croissance à plus de 500 collaborateurs.

Cette démarche, initiée après un "sanity check" en 2022, avait pour objectif de redéfinir collectivement ce que signifie “être Octo”. Grâce à une concertation anonyme, 60 % des collaborateurs ont participé en trois semaines, générant 300 idées et 13 000 votes à partir de cinq questions clés, telles que "Qu’est-ce qui te rend fier(e) d’être Octo ?" ou "Comment aimerais-tu voir évoluer notre culture en 2030 ?".

La méthodologie, rigoureuse et participative, a mis l’accent sur l’évitement des biais. Les données brutes ont été validées via des filets de sécurité (outils comme Toguna et absence de reformulation précoce), et les résultats ont été traités en respectant la diversité des profils (exposition client, localisation, métiers). Les idées ont été regroupées en thématiques, puis en piliers culturels, sans interprétation subjective, avant d’être synthétisées dans des textes explicatifs.

Cette refonte a permis d’identifier des valeurs unanimement partagées, comme le principe clé “Apprendre et transmettre”. L’impact de cette refonte se mesure par l’adhésion des collaborateurs et leur capacité à s’approprier ces nouveaux piliers, fruits d’un processus collectif et auto-régulé. Octo démontre ainsi qu’une évolution culturelle réussie peut renforcer cohésion, engagement et pertinence, même en période de profonds changements.

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